Plénière Extraordinaire du lundi 29/07/2024 – Compte-rendu

Présents : Hoël, Rachel, Natalie

Ordre du Jour:

1. Préparation de la soirée caritative du 9 août
2. Choix de l’assurance

1. Préparation de la soirée du 9 août

en rouge : ce qu’il faut faire ou qui reste à trouver / en bleu : ce qui attend une confirmation / souligné : les messages à faire passer

Boissons :

• Bière : proposition de bière locale produite par Maël et Gaëlle, amis de Rachel – 100€/fût, seront sur place – on peut vendre à 2€50/25cl – ok
• Punch : Hoël prépare du punch
• Citron-gingembre : merci Cath 🙂
• Jus de Pommes : Avessac Sans Frontières ?
• Sirop : Rachel ramène quelques bouteilles
• Autre : que les parents ramènent ce qu’ils veulent pour leurs enfants

Verres :

• Demander à Maël et Gaëlle. Si non, demander à Laurent David. Si non, peut-être le Tempo

Repas :

• Chacun ramène qqchose pour un pique-nique partagé
• Proposition de tartines de Camembert avec le pain d’Emeline et Gaël et les camemberts de Rachel – non validé lors de la réunion car les quantitatifs ne sont pas fiables

Tables et Chaises :

• prêté par la mairie de Masserac

Déco / stand du verger :

• imprimer la page hello asso et l’accrocher avec des pinces à linge sur un fil – Nat
• autres visuels possibles à l’initiative de chacun
• coin DJ : demander les besoins materiels à DJ Axel – Hoël

Caisse :

• Ventes : acheter une petite caisse et préparer un fond de caisse – Nat (commission comptabilité)
• Boîte à dons : Rachel

Coin enfants :

• Jeux de la mairie à proximité immédiate (toboggans etc.)

Communication :

• rajouter « Attention : pas de CB ni DAB sur place » sur les flyers
• imprimer les flyers
• distribuer les flyers dans les boîtes au lettres de Masserac

Discours de présentation :

• Proposition de discours prononcé par François – ok (François a le droit de refuser, mais nous n’avons pas décidé d’alternative !)
• Présenter l’association : sa génèse, son fonctionnement, son actualité
• Remercier les partenaires (assos et structures qui ont participé, personnes présentes, etc.)
• Voir avec Rachel pour ne rien oublier

2. Choix de l’assurance

Sur les 5 assurances sollicitées, seules Groupama et la MAIF ont répondu avec un devis. Groupama propose une assurance à plus de 400€ l’année pour une limitation stricte des garanties, la MAIF propose une assurance à 210€ l’année avec des garanties centrées sur les personnes et proposant une multitude de garanties, aides et solutions pour les associations.

Proposition : L’asso s’assure à la MAIF – validé