Le réglement intérieur

Schéma de gouvernance

Schéma de gouvernance

Schéma de gouvernance

L’assemblée plénière

L’assemblée plénière est l’organe d’informations et de prises de décision le plus puissant de l’association.
L’assemblée plénière se réunit tous les 3è Mercredi de chaque mois, au verger si le temps le permet et à la salle de la Maizon Populaire autrement.
Cette réunion se structure en plusieurs temps, dont certains facultatifs (les 3è 4è 5è) :
  • temps         d’accueil informel, notamment des nouvelles personnes         
  • temps         d’introduction: intentions, contexte, validation du mandat des         animateur.ices, tour de cercle “météo” & présentations,         rappel du cadre des échanges, plan de la réunion, validation du         timing, nomination des rôles (scribe,…)         
  • temps         de partage des informations, mise à niveau du collectif sur les         sujets liés au projet         
  • temps         de sondage, de demande d’infos / de ressentis auprès du         collectif         
  • temps         de présentation des propositions et de prise de décision         
  • temps         de clôture : récap, tour de cercle météo / feedback sur         comment s’est passé la réunion         
  • temps         célébratif informel : apéro, ...
Les modalités de prise de décision sont explicitées dans le paragraphe suivant.

Prise de décision

Le mode de prise de décision adopté en Assemblée plénière est la gestion par consentement, tel que décrit par l’université de nous et décrit en annexe de ce présent règlement.
Ce mode de prise de décision permet à chacun.e d’émettre une objection à la proposition présentée dès lors qu’un risque pour le projet et/ou ses membre apparaît. 
L’objection est levée via l’intelligence collective. 
Une proposition est automatiquement validée lorsque qu’aucune objection ne survient (même si bien souvent cette proposition ne correspond pas à la préférence / l’idéal des personnes rassemblées, c’est tout le défi de ce mode de décision).
Quorum
« Les personnes présentes sont les bonnes » et sauront s’il est nécessaire de reporter une prise de décision en raison d’un taux de représentativité trop faible. Il n’est donc pas proposé de quorum.
Une formation collective a l’entrainement mental est proposée afin de pouvoir prendre des décisions justes en contexte contraint.
Blocage dans la prise de décision
Chaque blocage sera unique : on attend de voir le cas se présenter pour évaluer les options qui se présentent et prendre une décision adaptée.
Ancienneté
Il est demandé à chaque participant.e aux différentes commissions et assemblées de bien considérer son ancienneté dans l’association, relativement aux autres personnes présentes, au regard d’éventuelles interventions devant le groupe.
En effet, il est souvent plus compliqué d’avoir de la clarté dans l’analyse de la situation lorsqu’on connaît moins bien l’historique du projet.

Commissions

Les commissions sont les groupes de travail du projet. Elles disposent d’un certain niveau d’autonomie et sont force de proposition auprès de la plénière dans la thématique qui leur est affectée.
Les décisions concernant une commission ne peuvent être prises qu’en présence d’un membre de ladite commission ou avec son mandat.
Elles sont définies par leur nom, leurs responsabilités, leur caractère de représentation requise ou non lors des plénières et leur caractère indispensable à la vie de l’association (dissolution possible ou non de la commission).
Quelques exemples 
  • Commission « Représentation légale«  : 
  • Responsabilités : signature chez le notaire au nom de l’association, ouverture compte en banque, responsabilité légale ; représentation requise lors des plénières
  • Représentation requise lors de la plénière
  • Indispensable à la vie de l’assocition ; dissuolution impossible
  • Commission  Animation du projet & Com’ interne : 
  • Responsabilités : veiller à la planification et l’animation des plénières, à prendre des temps pour questionner nos fonctionnements et faire des propositions
  • Représentation facultative aux plénères
  • Indispensable à la vie de l’association
  • Commission Accueil : 
  • Responsabilité : veiller sur l’intégration des personnes isolées
  • Représentation facultative aux plénères
  • non-Indispensable à la vie de l’association
  • Etc…
La liste des commissions actives et de ses membres est référencée dans le tableau des commissions, un fichier numérique accessible par toustes et mis à jour après chaque plénière en fonction des éventuelles modifications concernant les commissions et rôles du projet, disponible ici : https://lite.framacalc.org/p3g1e3lblx-a6mk
Une commission doit obligatoirement comporter au moins une personne endossant le rôle de pilote, responsable de l’avancement des travaux menés par la commission.
Une commission doit être constituée d’au moins 2 personnes.
La création / modification / suppression d’une commission se fait en assemblée plénière, sur proposition.
N’importe qui peut rejoindre une ou plusieurs commissions conformément aux paragraphe suivant, en tant que pilote, apprenant, participant, ou personne ressource.

Création d’une commission, enrôlement et désaffection d’une commission 

Pour l’enrôlement au sein d’une commission ou pour créer une commission, le protocole est le suivant :
1 : Définir précisément les responsabilité du rôle / de la commission  en question, validées par consentement
2 : Définir les compétences nécessaires, le temps qu’il faudra y dédier approximativement, le nombre de personne qu’il faudrait idéalement pour endosser ces responsabilités ; récolte de ces informations via un tour des ressentis
3 :. Rappeler les « droits et les devoirs »: droit à l’erreur / devoir de passation
4 : Recenser les volontaires à se positionner (en tant que Pilote / Apprenant / Participant / Ressource)
5 : S’il n’y a pas assez de volontaires, un tirage au sort a lieu, entre les personnes qui souhaitent participer au tirage.
6. Inscrire les ajouts / modifications sur le tableau des commissions (https://lite.framacalc.org/p3g1e3lblx-a6mk)
Rappel des « casquettes » possibles :
  •     Pilote : chargé de l’animation de la commission, de l’animation des réunions, du suivi des tâches
  • Apprenant.e : intéressé par les missions de la commission, sans pour autant s’y connaître ; souhaite apprendre
  • Participant.e : volontaire pour contribuer à la commission
  • Ressource : non engagé activement dans la commission tout en étant d’accord d’y contribuer sur sollicitation (rôle de l’expert)
La désaffection d’un rôle est gérée comme suit :
  • L’affectation/enrôlement se fait pour un temps défini à l’avance
  • Chacun peut arrêter à tout moment mais doit en aviser le groupe qui procède à une nouvelle affectation
  • Il faut veiller au tuilage 
  • Ne pas hésiter à composer des binômes sur un rôle

Niveaux de prises de décisions et partage de l’information associé

a) Gestion des récoltes : Une division des rangs se fera chaque année, en fonction de la production, par le groupe « Conduite du Verger » pour définir : 
– Une portion dédiée aux récoltes partagées et collectives
– Une portion réservée aux récoltes individuelles
En cas de pénurie, priorité sera faite aux récoltes collectives.
Récoltes individuelles : pas besoin de prévenir le groupe si on récolte seul, dans la zone prévue, à condition de ne pas priver les autres de pommes (il doit y en avoir pour toutes et tous). 
Peut être qu’il faudra donner un ordre de grandeur selon la récolte ?
Récoltes collectives / Partagée : On informe le groupe avant la récolte, en précisant la date prévue, lors de la plénière ou par mail, en respectant toujours un seuil qui ne lèse pas les autres.
b) Organisation d’événements sur le Verger ( sans intervention direct sur les arbres, le lieu):
– Pour un événement public ouvert (sans jauge précise) : Annoncer avant la plénière par mail de son intention de faire une demande, et la soumettre à validation en plénière, en donnant des précisions sur le nombre de personnes attendues et l’organisation prévue (parking, gestion des déchets, précisions sur le type d’événement)
– Pour un atelier (groupe fermé) : on informe simplement le groupe, en plénière si possible, ou par mail.
– Pour un événement privé (anniversaire, ballade…) : Pas de privatisation possible du lieu. Si l’événement privé a lieu en journée, pas besoin d’en informer le groupe. S’il a lieu de nuit, si l’on dort sur place, on informe le groupe en plénière ou par mail.
c) Interventions physiques dans le verger :
 – Si l’intervention s’inscrit dans le cadre de l’Itinéraire Technique (établi par la commission conduite du Verger en amont), pas besoin d’en informer le groupe.
– En cas de doute, ou si l’intervention ne s’inscrit pas dans l’itinéraire technique, il faut demander l’accord du groupe conduite du Verger et/ou le soumettre en plénière si le groupe conduite du verger le juge pertinent.
d) Pour affecter les usages du Verger : Une commission « zonage » travaille sur un plan précis, qui sera validé en plénière.
e) Relations avec l’extérieur (médias, assos, collectifs, collectivités publiques…) : Les propositions de partenariats, et les réponses aux différentes sollicitations externes sont soumises à validation en plénière.
f) Relations marchandes avec l’extérieur
Vente de jus à prix coûtant : pas besoin de validation
Vente au profit du Verger : pas besoin de validation
Vente avec bénéfice pour une autre asso, un autre collectif, ou une personne : il faut soumettre la proposition à validation en plénière.
g) Utilisation du matériel du Verger : Seulement pour le Verger et au Verger (pas d’emprunts).
h) Utilisation de l’argent de l’association : soumis à validation en plénière. (non abordé en plénière)

Gestion des tensions et conflits 

– Proposition de création d’une commission de médiation comme espace d’écoute pour aider les personnes à trouver une solution a leurs problèmes ( sur les principes de la communication non violente). Cette commission n’est pas une instance décisionnaire, si les tensions et conflits persistent et ne se résolvent pas les décisions reviennent au grand groupe, à la plénière.
– Proposition de la création d’un cahier où les personnes peuvent exprimer leur mécontentement mais également leur célébration avec les principes suivant : anonymat dans le corps du texte, possibilité de signer son texte si on le souhaite, cahier consultable par toutes et tous.
– Si les tensions émergent en réunion pleinière, responsabilité du rôle de l’animateur qui peut proposer de renvoyer des échanges tendus à d’autres instances dont la commission de médiation s’il sent que le timing de la réunion va déborder, s’il sent une gêne dans le reste du groupe
– Rappeller à chaque réunion que le conflit peut avoir une dimension positive s’il trouve une issue favorable et que l’existence d’un espace de médiation et d’écoute existe si besoin.  (cf. cadre relationnel)

Processus d’exclusion

À peaufiner

Partage de l’information

Utilisation d’un outils collaboratif numérique tel que One Note pour compiler toutes les informations dans un même dossier partagé.
Utilisation de framalist comme outils de partage d’informations entre toustes les membres.
Un site internet (vergerdepaimbu.fr) nous permet de stocker et rendre accessible les documents fondateurs & CR de l’asso.

Evolution du règlement intérieur et des statuts

Deux fois par an, lors de plénières en Janvier et en Juillet, les sujets liés à la gouvernance sont automatiquement traités en priorité pour actualiser les règles de fonctionnement.
Dans le cas où les sujets émergents sont trop complexes pour être traités immédiatement, un sous-groupe se forme pour faire des propositions qui seront traitées à la prochaine plénière.
En dehors de ces « temps forts« , les règles peuvent être modifiées en plénière, sur sollicitation, dans le cadre de la gestion par consentement habituelle.